Terms and conditions

General Terms and Conditions

GENERELLE VILKÅR FOR BESTILLING AV ARRANGEMENT

Disse generelle vilkårene («Vilkårene») gjelder mellom INC/4Service Facility AS («4Service») og deg («Kunden») for alle tjenester levert av INC når Kunden har bestilt leie av lokaler, og/eller bespisning, for eksempel i forbindelse med konferanser eller møter («Arrangement»). Ved å sende en bestilling til INC anses Kunden å ha lest, forstått og akseptert Vilkårene.

1. BESTILLING AV ARRANGEMENT 1.1 Bestilling av Arrangement kan gjøres via online booking, skriftlig per e-post eller muntlig. INC skal bekrefte mottak av bestillingen ved å sende en skriftlig bookingbekreftelse («Bookingbekreftelse») til Kunden. Dersom vilkårene i Bookingbekreftelsen avviker fra disse Vilkårene, skal Bookingbekreftelsen ha forrang. 1.2 Ved bestilling skal Kunden oppgi firmanavn og adresse, mobilnummer, betalingsmåte og fakturaopplysninger, samt ankomst- og avreisetid. Bestillingen og/eller Bookingbekreftelsen skal inneholde en beskrivelse av Arrangementet, herunder antall deltakere, datoer, priser og eventuelle tilleggstjenester levert av INC. 1.3 Eventuelle særskilte frister for å gi opplysninger om antall deltakere, program, oppmøtedetaljer og bespisning fremgår av Bookingbekreftelsen. Dersom INC ikke mottar slike opplysninger innen fastsatt frist, kan INC ikke garantere at de bestilte tjenestene vil være tilgjengelige. I slike tilfeller har Kunden ikke rett til å avbestille Arrangementet.

2. PRISER / BETALING 2.1 Kunden er ansvarlig for samtlige kostnader knyttet til Arrangementet. Dersom enkelt­deltakere skal betale deler av Arrangementet separat, må dette godkjennes skriftlig av INC på forhånd. Manglende oppmøte fra deltakere gir ikke rett til prisavslag for Kunden. 2.2 Arrangementet faktureres etterskuddsvis. Betalingsfrist er normalt 14 dager fra fakturadato. Ved forsinket betaling forbeholder INC seg retten til å beregne forsinkelsesrenter i henhold til gjeldende lov om forsinkelsesrenter. 2.3 Avtalte priser er bindende for begge parter. INC forbeholder seg likevel retten til å justere prisene som følge av endrede kostnader, herunder økte skatter og avgifter, eller andre forhold utenfor INCs kontroll.

3. ANSVAR FOR LOKALER OG EIENDELER 3.1 INC er ikke ansvarlig for Kundens eiendeler som oppbevares i INCs lokaler. Kunden er selv ansvarlig for å forsikre eiendeler som tas med til lokaler tilhørende INC og/eller arrangementet. 3.2 Kunden er ansvarlig for skader som Kunden selv eller deltakere påfører lokaler og/eller INCs eiendeler. Enhver form for oppheng på vegger eller i tak skal oppfylle gjeldende brann- og sikkerhetskrav og må godkjennes skriftlig av INC på forhånd.

4. AVBESTILLING / UTSETTELSE 4.1 Avbestilling av arrangement skal skje skriftlig til INC. 4.2 Utsettelse av Arrangement kan kun skje etter skriftlig godkjenning fra INC. Dersom utsettelse godkjennes, er Kunden forpliktet til å dekke alle merkostnader og eventuelle tap INC påføres som følge av utsettelsen. 4.3 Avbestilling for grupper opptil 20 personer i. Skriftlig avbestilling må være mottatt senest 14 dager før ankomst for å unngå gebyr. ii. Reduksjon i antall deltakere kan gjøres frem til 7 dager før ankomst, med inntil 10 % av opprinnelig bestilt antall. iii. Dersom avbestilling ikke skjer i henhold til ovennevnte vilkår, faktureres Kunden 100 % av Arrangementet, samt kompensasjon for eventuelle kostnader INC har hatt i forbindelse med planleggingen. iv. Bestillinger foretatt samme dag som ankomstdagen, og som ikke benyttes, faktureres i sin helhet. 4.4 Avbestilling for grupper fra 21 til 60 personer i. Skriftlig avbestilling må være mottatt senest 30 dager før ankomst for å unngå gebyr. ii. Reduksjon i antall deltakere kan gjøres frem til 7 dager før ankomst, med inntil 10 % av opprinnelig bestilt antall. iii. Ved manglende avbestilling i henhold til ovennevnte vilkår, faktureres Kunden 100 % av avtalte tjenester samt kompensasjon for eventuelle kostnader INC har hatt i forbindelse med planleggingen. 4.5 Avbestilling for grupper fra 61 til 200 personer i. Skriftlig avbestilling må være mottatt senest 60 dager før ankomst for å unngå gebyr. ii. Reduksjon i antall deltakere kan gjøres frem til 14 dager før ankomst, med inntil 10 % av opprinnelig bestilt antall. iii. Ved manglende avbestilling i henhold til ovennevnte vilkår, faktureres Kunden 100 % av avtalte tjenester samt kompensasjon for eventuelle kostnader INC har hatt i forbindelse med planleggingen.

5. BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER 5.1 INC behandler personopplysninger om Kunden og deltakere i forbindelse med gjennomføring av arrangementet for å oppfylle avtalen mellom INC og Kunden. INC er behandlingsansvarlig for personopplysningene. Behandlingen skjer i samsvar med INCs personvernerklæring.

6. FORCE MAJEURE 6.1 Hendelser utenfor partenes kontroll, herunder, men ikke begrenset til, streik, lockout, brann, epidemi, pandemi eller lignende forhold som gjør det umulig å oppfylle avtaleforpliktelsene, gir rett til å heve avtalen uten erstatningsansvar.

7. TVISTER 7.1 Tvister som oppstår mellom Kunden og INC i forbindelse med disse vilkårene og/eller bookingbekreftelsen skal reguleres av norsk rett. Dersom tvisten ikke løses i minnelighet, skal Oslo tingrett være eksklusivt verneting, med mindre annet følger av ufravikelige regler i forbrukerforhold.